“核銷單號”等要素以備日后查證。應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”。 標準操作流程下貨紙及運費確認：收到客戶訂艙委托后 20 分鐘內制出華運格式的委托書并發給相應的船公司。（操作見到附有經理簽字的流程卡的委托，方可訂艙。無經理簽字不予訂艙）配艙通知（出號）：下貨紙發出一小時內給客戶發配艙通知。如果船公司一個小時內沒有出號，在問明原因后于一小時內告。 訴客戶出號的時間，并落實截港時間和開船日，盡快取得書面定艙代理或者船公司的入貨通知。場站下貨紙，出號后當天給場站傳下貨紙，并致電場站有無收到下貨紙及放箱指令（船公司或其定艙代理是否通知放箱），入貨前落實場站有無箱子。 入貨：出號后要與客戶確認入貨方式，是背箱到工廠裝貨還是送貨到場站裝貨，并同時要向客戶強調回箱單所填寫的數據與裝箱數據和報關數據一致。在截港天落實場站貨物是否到達，并確認件，重，尺是否與委托一致，如有更改請及時。 與客戶確認并通知船公司和場站。記錄箱封號。如貨未到，及時落實客戶貨物入場時間，通知客戶盡快入貨，以便順利清關放行。通關放行：確認截港時間，落實通關進度，要及時落實場站有無給海關輸信息。注意于下貨紙注明正確的場站，船名，航次。 B/L 及貨物件，重，尺等信息的一致性，如果臨時更換場站一定要書面通知報關行，截港前兩小時須向客戶，場站或報關行查詢貨物放行情況。如果是我司代報關的，應將整套報關單據盡早轉給報關行（務必在截港天要轉給報關行），在轉出前要先將整套報關。 單據復印留底，并在系統中錄入核銷單信息，在核銷單登記本上登記，讓取單人簽字。提單確認：于船公司規定的時限內確認好提單（HB/L 及 MB。如果出船公司提單的，如遇到船公司提單確認件傳的較晚的情況，我們可以先制一個我們的提單供客人確認，再由我們直接跟船公司確認，我們確定無誤后，再將船公司提單傳給。